Au niveau de l’organisation

Trop de sociétés veulent tout contrôler à tous les niveaux et se créent automatiquement du travail. Je vais directement illustrer ce chapitre par un exemple : un directeur de société se plaignait de son manque de temps pour réaliser son travail, après analyse de ses tâches nous nous apercevons qu’il passe 40% de son temps à signer (ou contre signer) les bons de commande et tous les rabais accordé par les vendeurs. Après un petit coaching il lui a été proposé de déléguer tous les montants inférieurs à 1’000$ aux vendeurs eux-mêmes, les montants inférieurs à 10’000$ étaient signés par le responsable des ventes et les montants supérieurs uniquement remontait jusqu’au directeur. Cette simple action lui a libéré au moins 35% de son temps de travail, sans parler de la réduction de travail administratif que cela représente.

A travers cet exemple et même si vous n’êtes pas du tout dans le domaine de la vente, il est presque certain que vous pourrez trouver, vous aussi, dans votre organisation un processus qui pourrait être ainsi simplifié. Donner plus d’autonomie et de responsabilité aux employés et souvent malheureusement perçu comme un risque ou une faiblesse de la hiérarchie, toutefois il vaut mieux donner plus de marge de manœuvre à tout le monde et éventuellement devoir sévir sur le pourcentage marginal qui devrait en profiter que de ligoter tout le monde.

La délégation est un puissant outil de gestion des tâches. Il est particulièrement mis en évidence dans la fameuse matrice d’Eisenhower.

Cette matrice permet de prioriser les tâches selon l’urgence et l’importance. En fonction de cette qualification, il est possible de facilement déterminer les activités pouvant être planifiées et celles pouvant être déléguées.

Pour aller plus loin sur la délégation et la gestion du temps.

Cet article a été écrit en collaboration avec Adriano Labatte.

Référence :

Gestion du temps : le principe d’Eisenhower