La gestion des interruptions: la théorie

A notre époque nous sommes en communication constante avec le monde autour de nous : téléphone portable, Twitter, Facebook, email, texto… tout est là pour nous permettre de réagir rapidement et c’est tant mieux. Toutefois, si votre métier principal n’est pas la communication, ceci vous interrompt dans vos tâches quotidiennes. De plus, si votre travail nécessite un investissement intellectuel conséquent comme des tâches d’ingénierie, un brainstorming… après chaque interruption, il vous faudra de longues minutes pour revenir au même niveau de concentration. On pense donc souvent qu’un téléphone de 3 minutes nous fait perdre 3 minutes mais en fait le coût de perturbation est plus fort :

Perturbation totale = temps de la perturbation + remise en concentration.

Ce n’est pas tellement ces perturbations que je vous propose d’éviter : il est normal qu’un client téléphone pour poser une question ou qu’un collègue vous demande s’il y a une erreur sur un projet par email. Ce qui est gênant, c’est cette déperdition entre les tâches.

La gestion des interruptions par la pratique: Pomodoro

Pour réduire ceci au maximum j’utilise la technique du « Pomodoro ». Tout le monde connaît ce petit instrument de cuisine (souvent représenté par un œuf, une tomate ou une poule) que l’on remonte et qui va sonner après un nombre de minutes déterminées pour nous indiquer la fin de cuisson d’un élément.

La solution est aussi simple que la cuisson d’un œuf à la coque. Allouez-vous des blocs de temps pour vos tâches et ne faites que cela. Le plus souvent 25 minutes sont proposées, mais vous êtes libre de réduire ou allonger cette période. Durant cette période vous allez fermer votre messagerie, éteindre votre téléphone et autres notifications et foncer la tête la première dans votre tâche. Après les 25 minutes passées, répondez à vos mails et téléphones, puis recommencez une tranche de 25 minutes quand vous le désirez. Bien entendu, si vous terminez votre tâche à 21 minutes, vous arrêtez votre bloc ou le prolongez à 30 minutes pour en sortir. Il est aussi bénéfique de créer un petit rituel de repos comme se lever et faire quelques pas ou s’accorder une pause boisson après chaque 3 blocs.

pomodoro gestion du temps et la gestion des interruptions

Réaliser plus avec plaisir, c’est ce que promet la méthode du Pomodoro!

Attention cette méthode n’est évidemment pas pour tous les métiers cela ne conviendra forcement pas à des standardistes d’un help desk ou à des employés devant assurer un piquet. Cependant, tous les personnes qui doivent se concentrer sur une tâche (ingénieurs, architectes, peintres…) tireront un bénéfice de cette méthode. Le fait d’éradiquer la remise en concentration est utopique. Toutefois, avec la méthode du Pomodoro, vous prenez vous-même la décision d’aller voir vos messages quand vous venez de terminer une tâche et donc vous réduisez fortement ce temps de remise en condition.

 

La gestion des interruptions par la pratique : Dire « Non » (ou demandez de choisir)

Pourquoi vous retrouvez-vous avec beaucoup de tâches à réaliser? Certainement parce que vous êtes cette personne à la fois cordiale et professionnelle, ce travailleur acharné qui ne dit jamais non et dont tout le monde sait que les tâches seront tant bien que mal, souvent grâce à de nombreux sacrifices, menées à bien.

Bien entendu un refus est délicat dans le monde du travail, mais il est temps d’apprendre à dire non. Dire non à son supérieur hiérarchique n’est pas évident, il y a des moyens plus subtiles de le faire qu’un simple « non je ne le ferai pas ». Présenter la chose de la manière suivante :

Je pense que la tâche X présente un faible retour sur investissement et mettrait en péril la réalisation des tâches Y et Z, qui elles sont beaucoup plus importantes et prometteuses pour l’entreprise et qui m’occupent déjà à 100% (si ce n’est plus).

Ou alors demandez un choix : « Je veux bien faire la tâche X, mais il faudra mettre de côté une autre tâche. La tâche X est-elle plus prioritaire que les autres? Laquelle pouvons-nous arrêter? Bien entendu, vous pouvez remplacer le terme « tâche » par « projet », « travail » ou « responsabilité ».

Pour en savoir plus:

– Améliorer sa gestion de temps par la pratique.

Références:

Dire Non:
– Comment se prémunir des interruptions ?
– Gagner du temps en osant dire NON !

Pomodoro:
– Application Pomodoro gratuite pour Mac ou Pc : http://www.focusboosterapp.com
– La Technique Pomodoro ou l’art de gérer son temps grâce à une tomate.

Références au travail de Victor M. Gonzalez sur les déperditions de temps et les problèmes de remise en concentration lors de la réalisation de plusieurs tâches en parallèles:
– New-York Times, October 16, 2005 – Meet the Life Hackers
– “Constant, Constant, Multi-tasking Craziness: Managing Multiple Working Spheres” – Victor M. González and Gloria Mark
– « No Task Left Behind? Examining the Nature of Fragmented Work » – Gloria Mark, Victor M. Gonzalez, Justin Harris

Cet article a été écrit en collaboration avec Adriano Labatte.