Chronophage est un mot composé des éléments grecs chronos, le temps, et phágos, le mangeur, et qui signifie par conséquent « le mangeur de temps ». Et des mangeurs de temps, il y en a beaucoup autour de nous. Vous est-il déjà arrivé de terminer la journée de travail en vous disant « Aujourd’hui j’ai l’impression que je n’ai rien fait ! » ?

Pour lutter contre ces éléments chronophages et gagner plus de temps pour vos propres activités, il s’agit d’abord de les identifier, ensuite, pour chacun d’eux, de posséder un moyen de lutter contre.

La seule chose qu’on ne peut recycler c’est le temps perdu.

Essayons de les identifier. À coup sûr, vous les reconnaîtrez dans votre propre environnement de travail.

  • Les courriels. Il semblerait que plus d’un quart des employés passe au minimum une heure par jour à répondre à leurs courriels.
  • Les appels téléphoniques. Ils sont intrusifs et stoppent immédiatement l’activité en cours car nous nous sentons obligés d’y répondre.
  • Les sollicitations des collègues. Un collègue entre dans votre bureau et vient vous interrompre pour une question ou une demande.
  • Les demandes de votre chef. C’est votre chef, donc sa demande est urgente, et toute votre planification de la journée est chamboulée.
  • Les réunions. Elles traînent en longueur tandis que vous pensez à votre travail qui prend du retard.
  • Les tâches administratives. Vous devez fournir un rapport hebdomadaire sur les heures de travail de votre équipe, ou établir un compte-rendu de la facturation. Ces tâches peuvent prendre un temps considérables.
  • L’élaboration d’une documentation ou d’une présentation. Les documents destinés à être présentés à des clients ou à la direction exigent une qualité supérieure et aussi un temps important pour les réaliser.
  • Les déplacements. Bien souvent, le déplacement chez un client ou un partenaire peut être évité à l’aide de solutions techniques adaptées.
  • La procrastination. Nous sommes parfois notre propre chronophage. Renvoyer les tâches urgentes à plus tard, multiplier les activités sans valeur sont des actions qui consomment beaucoup de temps sans nous faire avancer efficacement.

Pour la plupart des éléments chronophages, il est possible d’améliorer la situation à l’aide d’une meilleure organisation, de règles plus strictes et de quelques reflexes et pratiques faciles à appliquer. Concernant les moyens de lutte contre ces nuisibles, nous en verrons quelques-uns dans cette série d’articles.

Reference : Pour en finir avec les tâches chronophages

Cet article a été écrit en collaboration avec Adriano Labatte.