La gestion du temps est la base du succès de toute initiative. Je ne parle pas uniquement de business : toute l’activité humaine repose sur le temps qui passe. Le temps est une ressource dont chacun dispose en quantité égale. Si nous ne pouvons pas contrôler et « gagner » davantage de temps, nous pouvons, en revanche, maîtriser l’utilisation que nous en faisons.

C’est de cela dont nous allons parler dans cette série d’articles en donnant des clés pratiques.

Avant même de penser gérer un projet, il faut être un maitre de son temps. C’est maîtriser son destin… et celui des autres.

Gestion du temps et efficience personnelle

La gestion du temps est une composante importante de l’efficience personnelle. Une démarche d’amélioration va dépendre de notre motivation, de notre attitude dans la vie face à cette ressource limitée, qui ne l’oublions pas, nous place inconsciemment face à face avec notre propre mort. Deux composantes sont à prendre en compte :

1. « Le faire » ou les techniques organisationnelles pratiques censées nous aider à mieux gérer notre temps et accroitre notre efficience
2. « L’être » ou notre comportement personnel, nos motivations pour le changement et l’amélioration de notre bien-être

Il n’est pas rare que, tout en connaissant les techniques et pratiques existantes en gestion du temps, nous aboutissions systématiquement à un constat d’échec dans ce domaine. Il convient alors de comprendre les causes racines de cet échec, en s’interrogeant soi-même par une introspection en profondeur. Cet exercice n’étant pas toujours facile, l’accompagnement par un coach professionnel constitue une aide des plus précieuses. Le coach va alors nous permettre de mettre le doigt sur les causes, les peurs, les freins, ou frustrations qui nous empêchent de mettre en pratique les mesures adaptées pour améliorer efficacement la gestion de notre temps.

Concepts fondamentaux

Face à la pléthore de méthodes et pratiques qu’il est possible de trouver sur le web en matière de gestion du temps, il est important de citer les éléments fondamentaux suivants :
1. Fixer des objectifs
2. Prioriser les tâches
3. Planifier et déléguer
4. Réaliser une tâche à la fois

Fixer des objectifs

La clé de la gestion du temps est la fixation d’objectifs. Le but final de la gestion du temps est de gagner de la disponibilité pour atteindre nos objectifs prioritaires personnels et professionnels, et assumer nos responsabilités, obligations et devoirs.

[bra_blockquote align= »right »]Rien ne sert de courir si l’on ne sait pas où l’on va! [/bra_blockquote]

Un objectif permet de donner la direction, de connaître la destination. Il permet de se focaliser sur un résultat. Se fixer des objectifs personnels est essentiel car sans cela, vous suivrez les objectifs des autres et perdrez en efficacité personnelle. Fixez-vous des objectifs périodiques (année, mois, semaine), et même un objectif pour la journée : « qu’est-ce que je veux réaliser aujourd’hui ? Comment vais-je y arriver ? »

Prioriser les tâches

La priorisation consiste à accorder une importance préférentielle aux tâches afin de définir leur ordre de réalisation. Les critères peuvent être l’importance relative ou l’urgence de la tâche. Vous pouvez prioriser les tâches de la journée, les tâches pour la semaine ou à plus long terme.

Il vaut mieux faire le « bon travail » que de « bien faire » le travail, selon Peter Drucker. Ou à l’inverse, il est vain de bien réussir une tâche qui n’était pas celle à réaliser car non prioritaire.

Planifier et déléguer

Basée sur la priorisation des tâches, la planification est un moyen d’anticiper les activités à réaliser, et d’avoir une vue d’ensemble sur vos tâches. En diminuant l’incertitude du futur, vous améliorez votre vélocité et gagnez en efficacité. Cela permet également de s’assurer d’atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés.

La planification va déterminer les tâches que vous allez réaliser, celles que vous allez déléguer à une autre personne, ou que vous n’allez simplement pas traiter.

Réaliser une tâche à la fois

S’il est possible de travailler sur plusieurs projets et d’effectuer plusieurs tâches en simultané, cela ne va pas – en général – vous rendre efficace, tout au contraire.

L’efficacité est atteinte lorsqu’on travaille sur une activité particulière, avec concentration, sans interruption, et surtout en évitant de passer d’une activité à l’autre. Passer à une seconde activité, alors que l’on était concentré dans une activité spécifique, est très coûteux en terme de temps, de perte de concentration et de stress. C’est une illusion que de gérer plusieurs tâches de front et penser être productif. Il est aujourd’hui avéré que réaliser une tâche après l’autre, nous permet au final d’en faire plus et mieux, par rapport à tout mener de front.

Pour en savoir plus:
– La gestion des interruptions.

Référence :
– Gestion du temps et des priorités (vidéo), par François Bachmann, Digicapt.
– Les 5 fondamentaux d’une bonne gestion du temps, par le blog Temps Action.

Cet article a été écrit en collaboration avec Adriano Labatte.